Sekasin-chatin tietosuojaseloste ja tietojen käsittelyseloste

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä MIELI Suomen Mielenterveys ry, Sekasin-chat

 

Maistraatinportti 4 A, 4. krs., 00240 Helsinki

 

 

2. Rekisteriasioista vastaava

henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Satu Sutelainen

Maistraatinportti 4 A, 4. krs., 00240 Helsinki

Puh +358 9 4135 0510
satu.sutelainen@mieli.fi

 

3. Rekisterin nimi a) Sekasin-chatissa toimivien organisaatioiden yhteystietorekisteri

b) Sekasin-chatin asiakastietojen käsittely

 

4. Rekisterin käyttötarkoitus a) Yhteystietojen saaminen toiminnasta tiedottamista ja muuta yhteydenpitoa varten.

 

b) Emme kerää Sekasin-chatin käyttäjistä pysyvää rekisteriä. Ennen chatin aloittamista tulevien taustakysymysten (ikä, sukupuoli, mikä fiilis) tarkoituksena on auttaa päivystäjää vastaamaan asiakkaalle mahdollisimman hyvin. Nämä tiedot tallentuvat kirjoitetun tekstin mukana samoin kuin IP osoite. IP osoitetta käytetään vain siinä tapauksessa, että kyseessä on akuutti hätätilanne, lastensuojelullinen huoli tai rikos. Lain mukaan meidän tulee olla keskustelutietojen pohjalta yhteydessä hätäkeskukseen, lastensuojeluviranomaisiin tai poliisiin. Mikäli poliisi pyytää, välitämme heille IP osoitteen varmistaaksemme, että asiakas saa apua. Tällaisissakin tilanteissa toimimme avoimesta ja asiakkaan kanssa yhteistyössä aina kun se on mahdollista.

Kaikki chatissa kirjoitetut viestit  ja niihin liittyvät taustatiedot sekä IP osoitteet poistetaan palvelimeltamme säännöllisesti 3 kuukauden kuluttua.

Kerääntyvien tietojen käsittelystä on laadittu käsittelyseloste.

 

 

5. Rekisterin tietosisältö a) Organisaatioiden yhteystietorekisteri: Organisaatio, Etunimet, sukunimi ja yhteystiedot työpaikalle.

 

b) Sekasin-chatin asiakkaista ei synny pysyvää rekisteriä – kaikki asiakaskeskustelujen tiedot poistetaan teknisen toimittajan Ninchatin toimesta 3 kk kuluessa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet a) Henkilön itsensä antamat taustatiedot  tullessa chattiin

b) Asiakkaiden käymistä keskusteluista syntyvät tiedotIP osoite.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

 

Asiakirjatietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi asiakkaan omat tiedot hänen omasta pyynnöstään.  Tekstiaineisto voidaan luovuttaa palvelun kehittämis- ja tutkimustarkoitukseen silloin, kun asiakas on antanut tähän suostumuksen. Suostumus kysytään käydyn keskustelun jälkeen. Myös päivystäjät antavat suostumuksen käyttää tekstejään ko tarkoitukseen. IP-osoitteeet poistetaan palvelusta ennen tekstidatan luovuttamista.

 

8. Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

 

Tietoja ei luovuteta ko alueille.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

 

 

 

 

 

a) Yhteystietorekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

A.  Tallennetut tiedot – tietokoneella olevia tietoja käytetään salasanoilla.

B. Työpuhelimessa olevat asiakastiedot ovat näyttölukituksen takana.

 

b) Tietokantaan pääsee käsiksi vain palveluntarjoajan kautta ja vain vastuuhenkilöt.

10. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa

 

Rekisteröidyllä on oikeus:

–       pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista

–       pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai lopettaa tietojensa käsittely

Tietojen toimittaminen on mahdollista kolmen kuukauden ajan keskustelun käymisestä, jonka jälkeen kaikki aineisto tuhotaan.

Yhteydenotto: rekisterin yhteyshenkilö.

 

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä.

Yhteydenotto: rekisterin yhteyshenkilö.

 

12. Suoramarkkinointikielto Rekisteröidyllä on oikeus

–       kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot

 

 

Tietojen käsittelyseloste

Mitä ja kenen tietoja kerätään ja millä perusteella tietoja kerätään:

  • Asiakkaan itse antamat taustatiedot (vapaaehtoista täyttää): ikä, sukupuoli, fiilis (hymynaamoilla arviointuna)
  • Asiakkaan IP osoite. IP osoitteen näkyminen vastaajalle perustuu elintärkeiden etujen suojaamiseen. Henkilötietojen käsittely on sallittua, kun se on tarpeen rekisteröidyn tai jonkun toisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi. Elintärkeiden etujen suojaaminen sopii käsittelyperusteeksi esimerkiksi tilanteisiin, joissa on kysymys elämästä ja kuolemasta tai uhkista, jotka voisivat johtaa rekisteröidyn tai jonkun toisen loukkaantumiseen tai olla muutoin terveydelle vahingollisia. https://tietosuoja.fi/kasittelyperusteet#elintarkeiden-etujen-suojaaminen
  • Yhteistyökumppaneista nimi, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite tiedottamista varten
  • Sivuston evästeillä seurataan kävijämääriä. Käyttäjistä ei seurata muita tietoja eikä evästeillä kohdenneta Sekasin-chatin puolelta heille mainontaa.

Mitä tiedolla tehdään/mihin tarkoitukseen niitä käytetään

  • Ennen chatin aloittamista tulevien taustakysymysten (ikä, sukupuoli, mikä fiilis) tarkoituksena on auttaa päivystäjää vastaamaan asiakkaalle mahdollisimman hyvin. Nämä tiedot tallentuvat kirjoitetun tekstin mukana samoin kuin IP osoite. IP osoitetta käytetään vain siinä tapauksessa, että kyseessä on akuutti hätätilanne, lastensuojelullinen huoli tai rikos. Lain mukaan meidän tulee olla keskustelutietojen pohjalta yhteydessä hätäkeskukseen, lastensuojeluviranomaisiin tai poliisiin. Mikäli poliisi pyytää, välitämme heille IP osoitteen varmistaaksemme, että asiakas saa apua. Tällaisissakin tilanteissa toimimme avoimesta ja asiakkaan kanssa yhteistyössä aina kun se on mahdollista.
  • Yhteistyökumppanien tietoja käytetään Sekasin-chatin ajankohtaisista asioista kuten koulutuksista tiedottamiseen. Samoin niitä voidaan käyttää päivystystyön arkeen liittyvistä asioista yhteydenottamiseen.

Mistä tiedot saadaan

  • Asiakas täyttää esitietolomakkeen tulleessaan Sekasin-chattiin. Tietojen antaminen on vapaaehtoista eikä ole edellytys palvelun käyttämiselle
  • IP osoite kirjautuu NInchattiin ja näkyy asiakkaan keskusteludatan yhteydessä
  • Yhteistyökumppanit toimittavat yhteyshenkilön yhteystiedot aloittaessaan työskentelyn Sekasin-chatissa

Minne tiedot tallennetaan

  • asiakkaiden esitietolomakkeen tiedot ja IP osoite tallentuu Ninchatin palvelimelle
  • yhteistyökumppaneiden yhteystiedot tallennettan excel lomakkeelle

Ketkä tietoja käsittelevät, kuka vastaa rekisteristä

  • Asiakkaan taustatiedot näkyvän hänelle vastaavalle päivystäjälle sekä Sekasin-tiimin työntekijöille
  • Yhteistyökumppaneiden yhteystietoja käsittelee Sekasin-chatin tiimipäällikkö ja verkkokriisityön päällikkö sekä tarvittaessa heidän kauttaan muu tiimi
  • Rekisteristä vastaa verkkokriisityön päällikköSatu Sutelainen, Maistraatinportti 4 A, 4. krs., 00240 Helsinki Puh +358 9 4135 0510 satu.sutelainen@mieli.fi

Luovutetaanko henkilötietoja kriisikeskuksen ulkopuolelle

  • Asiakastietoja luovutetaan vain asiakkaan omasta pyynnöstä.
  • Tekstiaineisto voidaan luovuttaa palvelun kehittämis- ja tutkimustarkoitukseen silloin, kun asiakas on antanut tähän suostumuksen. Suostumus kysytään käydyn keskustelun jälkeen. Myös päivystäjät antavat suostumuksen käyttää tekstejään ko tarkoitukseen. IP-osoitteeet poistetaan palvelusta ennen tekstidatan luovuttamista.
  • Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
  • Henkilötietoja ei koskaan anneta käytettäväksi suoramarkkinointiin.

Koska tiedot hävitetään

  • Asiakakkaan antamat taustatiedot (sis IP osoitteen) hävitetään 3 kuukauden välein Ninchatin palvelimelta.
  • Yhteistyökumppanien tietoja hävitetään päivitettäessä yhteystietolistoja, mikäli joku toimija ei enää ole yhteistyökumppani.

Mikäli tapahtuu tietoturvavuoto tai –loukkaus eli henkilötietoja katoaa, tuhoutuu tai joutuu vääriin käsiin (tietomurto, henkilötiedot varastetaan) niin tietosuojaviranomaiselle  tehdään tästä ilmoitus 72 tunnin sisällä. Mikäli kyse on korkean riskin tiedoista (kuten lausunnot oikeudenkäynteihin tms.),  ilman aiheetonta viivytystä informoidaan myös henkilöitä, joita mahdollinen tietoturvaloukkaus koskee.